İdeal Grup Şirket Yapıları

Türkiye’nin en büyük gıda firmasında uzun zaman görev alan bir denetçi bakış açısı ile grup şirketlerin öne çıkan özellikleri aşağıdaki gibi ifade edilmektedir:

·         Holding ve buna bağlı grup şirketlerinin olduğu yapılarda, tüm şirketlerde aynı işi yapan ve hatta birbirleri ile çakışan görevleri icra eden birimler ihdas etmek mantıklı olarak görülmemektedir.

·         Bunun  yerine tüm şirketleri kapsayacak ve destek unsuru olarak görev yapacak yapıların kurulması gerekmektedir. Bu kapsamda merkezi bir  IT, İK, Finans, Denetim, Hukuk, Satın alma ve hatta Mali İşler yapısı kurulmalı ve şirketlerde bu birimlerin temsilcisi mahiyetinde personel istihdam edilmelidir. Holding ve şirketin ana stratejisi çerçevesinde personel sayısı, yetkinliği, işlemlerin hacmi vs. gibi kıstaslar ile birim yapıları oluşturulur.

·         Ana çerçeve ve bunun saha uygulamaları merkezi olarak belirlenir ve şirketlerdeki temsilcileri tarafından yerine getirilir. Merkezi birim de sürecin her aşamasında bilgi sahibi olur ve nihai onay makamında yer alır. Şöyle ki;

·         IT için; Holding tüm şirketlerin kullanacağı ana sistemi ve buna bağlı yan sistemleri kurgular, organize eder ve şirketin ihtiyacı doğrultusunda revizeler yaparak hem şirkete bir hareket alanı sağlar hem de holding tarafında bir bütünlük yakalar.

·         Finans; gruptaki şirketlerin tüm nakit akışını, kredi ve tedarikçi ödemelerini, yatırımların finansal kararlarının çerçevesini belirler. Onay ve yetki merkezdedir. Şirketteki temsilci kendi yapısında tahsilat, ödeme ve kredi gibi süreçlerin en alt düzeydeki işlemlerini yani kayıt ve takiplerini yapar.

·         İK; Holding ve şirketlerin ana İK stratejisini ve bunu yerine getirebilecek personel planlamasını, adil bir ücret ve prim sisteminin kurulmasını, mevcut personelin yetkinliklerinin ve kişisel gelişimlerinin yükseltilmesini, süreçte aksayan personel ve yapıların tasfiyesini, verimlilik analizlerinin yapılmasını sağlar, şirketteki temsilci ise personelin yasal süreçlerini (iş kanunu, SGK, vs.) takip eder.

·         Muhasebe; Holding’in uygulayacağı hesap planının belirlenmesinden, muhasebe politikalarının tespitinden, konsolide edilmesinden, VUK ve UFRS mali tablolarının hazırlanmasından, yasal merciler ile iletişimin yürütülmesinden ve şirket uygulamalarının kontrol edilmesinden sorumlu olacaktır.

·         Satın alma; grup için öncelikle şirketlerdeki ortak alımların tek bir yerde toplanması, ithalat yapan birden fazla şirket varsa bunun tek bir yerden organize edilmesi, şirketin yüklü miktarda alım yapacağı durumlarda sürece dâhil olması önemli hale gelmektedir.

·         İşin özeti; Şirket hedefine yönelik olarak, satış, pazarlama, üretim ve lokasyon konularına yoğunlaşsın, destek işlevi gören birimlerin süreçleri ve organizasyonları ile vakit ve nakit kaybetmesin,

·         Holding merkezi de şirketlerin ana hedeflerine ulaşmasını sağlayacak, İK, IT, finans, hukuk, satın alma süreçlerini tasarlasın ve uygulasın ve takip etsin istenmektedir.

Uluslararası firmalarda uzun yıllar çalışmış ve holding yapılarının eksiklerini iyi şekilde görerek analiz etmiş bir profesyonelin düşünceleri:

·         Hizmetlerin merkezileştirilmesi birimlerin işletme maliyetlerini azaltmaktadır.

·         10, 40 ve 100’er kişinin çalıştığı firmalarımızın bulunduğunu düşünecek olursak şirketlerin her birisinde İK personeli, bilgi sistemleri personelleri istihdam edileceğine bu şirketlerin hepsine hizmet verecek merkezi birimlerin kurgulanması ve ölçek oluşturulması ile maliyetler azaltılacaktır. Tabii ki bu süreç eğer doğru yönetilemez ise maliyetlerin daha fazla artmasına ve firmaların destek hizmetlerinden etkin şekilde faydalanamamasına da sebep olabilir.

·         Bazı kritik fonksiyonların (finans, satın alma) gibi denetlenmesi ve kontrol edilmesinin daha rahat olması için merkezden idare edilmesi (yetki limitleri çerçevesinde yerelden de işlemler yürütülebilir, bu tip işlemlerin merkezden yetkiler çerçevesinde yapılıp yapılmadığı takip edilmelidir.)

·         Yönetim Kurulu tarafından alınan kararların belirlenen stratejilerin daha etkin uygulanması ve takip edilmesi merkezi yapılarda daha kolaylıkla sağlanabilir.

·         Merkezi /ortak bütçe yapılması ve grup hedeflerinin belirlenerek buna odaklanılması bütüncül verimliliğin sağlanabilmesine yardımcı olacaktır.

·         İdari hizmet alımlarının (akaryakıt, temizlik, güvenlik, oto kiralama, servis, vb.) merkezi olarak yapılması yüksek pazarlık gücünü beraberinde getirecektir.

·         Merkezi birimlerde farklı uzmanlık alanlarında kendini gösteren personeller bir arada çalıştırılarak kurumun inovatif yönü ve ar-ge kapasitesi arttırılabilir. Merkezi iş geliştirme ve strateji birimleri tüm firmaları büyük tek bir resimde görerek yatırımların verimli ve etkin şekilde yönlendirilmesine danışmanlık yapmalıdır.

·         CFO’nun en önemli görevi bütün resmi altındaki güçlü konsolidasyon ekibinin hazırladığı raporlar ile gözlemlemek ve vade yapılarına, ödeme dengelerine göre grup içi firmalar arasında nakit planlaması, düzenlemesi yapmaktır. Tüm likit hareketlerin kararı CFO tarafından verilmeli ve nakit varlıkları iyi yönetmelidir.

Bağımsız denetim firmasında pek çok firmaya danışmanlık hizmeti vermiş ve şu anda da Türkiyenin en büyük grup şirketlerinden bir tanesinde çalışan bir profesyonel, farklı bir bakış açısı ile grup içi firmaların oldukça büyük olduğunu varsayarak şunları belirtmektedir:

·         Büyüyen ve farklı lokasyonlarda fabrikalar, iş merkezleri sahibi olan firmalar merkezi yapılar kurmayı tercih ediyorlar.

·         Her şirkette ilgili merkezi birimlerin birer tane temsilcisi bu merkezi departmana bağlı olmak kaydı ile görev almaktadır ve fonksiyonel olarak merkeze bağlıdırlar.

·         Satın alma iş ve işlemleri ile tedarik birbirinden ayrılmalı ve her türlü satın alma işlemi oluşturulan merkezi satın alma birimi tarafından gerçekleştirilmelidir. Tedarik işlemleri ise firmanın ana iş konusu olduğundan firma özelinde ele alınarak takip edilmelidir.

·         Muhasebe ve finans birimleri şirketlerde ilk elden iş ve işlemleri takip etmeli ancak CFO tepeden izleyen bir göz olarak tüm işlemleri irdeleyerek raporlama ekibi ile nakit varlıkların en iyi şekilde yönetilmesini üstlenmelidir.

·         Lojistik iş ve işlemlerinin tek bir merkezden yönetilmesi son derece önemlidir, tüm firmaları kapsayacak şekilde entegre bir sistem oluşturulmalı ve tek merkezden lojistik idare edilmelidir. Ancak bu şekilde lojistik maliyetler en alt seviye çekilebilir.

·         Tüm firmalarda standart bir raporlama yapısının sağlanabilmesi için merkezileşme oldukça önemlidir. Merkezi birimler firmalardaki muhatapları aracılığı ile firma çalışanlarını standarda yönlendirmeliler.