İhbar Hattı Uygulamaları

İşletmelerde meydana gelen hilelerin %43.3’ ünün ihbar yoluyla ortaya çıkartıldığını biliyor muydunuz?
(ACFE Hile Raporu 2012)
Sertifikalı Suiistimal Soruşturmacıları Derneği

 HİLE NEDİR ?

“Bir kimsenin mesleğini, işveren firmanın kaynaklarını veya varlıklarını kasıtlı olarak şahsi zenginleşme için kötüye kullanması” olarak tanımlanmıştır.

Mesleki hileler üç ana başlıkta toplanabilir:
•Varlık usulsüzlükleri
•Yolsuzluk
•Finansal tablo usulsüzlükleri

Bunların içinde en yaygın görüneni ise, varlık usulsüzlükleridir.

Hile Belirtileri Nelerdir ? 

•Muhasebe ile ilgili anormallikler

•Olağan Olamayan Davranışlar

•İç Kontrol Yapısı Zayıflıkları

•Analitik Anormallikler

•Çeşitli İhbar ve Şikayetler

•Aşırı Yaşam Biçimleri

Hileye Sebebiyet Veren Koşullar Nelerdir?

•Etkisiz kurumsal yönetim, zayıf “Tepe Etkisi”,

•Finansal başarılar için sağlanan yüksek düzeyli teşvikler,

•İşletmenin kurallarında, düzenlemelerinde ve politikalarında karmaşıklık,

•Çalışanlara dayatılan gerçekçi olmayan bütçe hedefleri,

•İşletmede çalışanlar arasında bilgi akışının zayıf olması,

•Çalışanların yaptıkları işlerin kalitesini değerlendirmede yetersizlik,

•Yetersiz iç kontrol,

•Bağımsız dış denetim hizmetinin alınmaması

Baskı Unsurları / Teşvikler

Fırsatlar

Akla Uygun Hale Getirme

Kimler Yapabilir ?

İşletmede bütün seviyelerde hile yapılabilmektedir.

Hile yapanlar

•Çalışanlar,

•Yöneticiler,

•Yönetici konumunda olan ortaklar.

İşletmelerde üst pozisyonlara doğru çıkıldıkça hile sayısı azalmakta, fakat verilen zarar çok büyük ölçüde artmaktadır.

Çalışan ve yönetici işbirliği ile yapılan hileler ise %6 düzeyinde olmasına rağmen  şirketlere büyük tutarlarda zarar vermektedir. 

Hilelerin çoğunluğu erkekler tarafından yapılmaktadır. Erkeklerin verdiği zarar kadınların verdiği zararın yaklaşık iki katıdır.

Her yaş düzeyindeki çalışanlar hile yapmaktadır.

Çalışanın yaşı arttıkça verdiği zarar da artış göstermektedir.

Hile sıklığı bakımından 36-55 yaş arasındakiler en riskli gruptadırlar.

25 yaş altı ve 60 yaş üzerinde hile sıklığı azalmaktadır. Fakat 60 yaş üstü grupta az sayıda hile görülmesine karşın çok büyük zararlar vermektedir. 

Daha büyük çaplı hilelere teşebbüs eden çalışanların büyük çoğunluğu işletmede uzun zamandır faaliyet gösteren çalışanlardır.

Düşük eğitim seviyelerinde daha fazla sayıda hile yapılmakta, eğitim seviyesi arttıkça hile sayısı azalmakta ancak verilen zarar büyük ölçüde artmaktadır.

Hilekârların çoğunluğu muhasebe, finans,satış ve satın alma bölümünde ya da CEO olarak çalışmaktadırlar. 

Hile ve Suiistimallerin Etkileri

•2010 yılında hilenin, mağdur işletmelere ortalama maliyetinin yıllık gelirlerinin %5’si olduğu tahmin edilmiştir.

•Bu rakam ABD’nin yıllık gelirine oranlandığında sadece ABD’nin mesleki hileye dayalı yıllık gelir kaybı 2.9 trilyon dolar olarak hesaplanmaktadır.

•İşletme başına ortalama kaybın 160 bin dolar olduğu tahmin edilmektedir.

Şirket İçindeki Uyarı İşaretleri

İHBAR MEKANİZMASI

 Hile Hangi Kanallardan Tespit Edilmektedir ?

İhbar Hatları Sayesinde

•Hem hileyi önleme hem de ortaya çıkartma konusunda olumlu etkileri olan bir uygulamadır. 

•Birçok hile eylemi, diğer çalışanlar tarafından fark edilmekte ve çoğunlukla sessiz kalınmaktadır. 

•Çalışanlar, herhangi bir kanıta gerek duymadan, var olan şüphelerini açıkça ifade edebilmektedirler. 

•Çalışanlar isterlerse isimsiz olarak, cezalandırma korkusu olmadan, yürütme kurallarının ihlali, etik olmayan davranışlar ve olası hileler konusunda ihbarda bulunabilirler. 

•Hile karşısında caydırıcı bir unsurdur.

•Olası problemlerin erken fark edilmesini sağlamakta ve işletmenin itibarının korunmasına yardımcı olmaktadır. 

İhbar Hattının Yapısı

•İhbar hatları sadece çalışanların değil, müşterilerin ve tedarikçilerin de erişimine açık olmalıdır.

•İhbar hattı  yönetimden bağımsız olarak sürdürülmelidir.

•İhbar hattının en temel özelliği,

–7/24 telefon,

–ERP sistemi,

–e-posta,

–Faks

–Web-sitesi sayesinde erişilebilir olmasıdır. 

İhbar Mekanizması Örnekleri

Sabancı Holding

Koç Holding

Dünya Bankası

Sütaş 

Walmart

Shell

Nasıl Olmalı ?

•Çalışanların yoğun olarak kullandığı

–Portallar,

–İnsan Kaynakları portalı

–ERP üzerinden oluşturulacak standart formlar kullanılabilir.

•Kurumsal web siteleri üzerinden iletişim kısmında ihbar bölümü olabileceği gibi ayrıca hile bildirimi ibaresi eklenebilir.

•Telefon hattı uygulaması 2. faz olarak uygulanmak üzere planlanmalıdır. 

•Tüm ihbarlar Denetim Komitesine iletilmek üzere İç Denetim Koordinatörlüğüne aktarılmalıdır.

•Yapılacak ön incelemeler akabinde ilave araştırma gerektiren durumlarda aksiyon İç Denetim Koordinatörlüğü tarafından alınmalıdır.

•Tüm ihbarlar Denetim Komitesine raporlanmalıdır.