Kontrol Öz Değerlendirme (CSA)

KONTROL ÖZ DEĞERLENDİRME (Control Self Assesment)

Kontrol öz değerlendirme bir bireyin kendisini değerlendirme sürecidir. Bunu bir örnek ile açıklayacak olursak; kendi kan basıncını ölçen birisini düşünebiliriz. Bu görevi tamamlayabilmek için ölçüm cihazını kolumuza iliştiriyoruz ve cihaz kan basıncımızı ölçerek sonucu ekranında gösteriyor. Görünen sonuç 280/250 ise kendi öz değerlendirmemizi gerçekleştirdiğimizi söyleyebiliriz. En basit manasıyla bu işlem kan basıncı öz değerlendirme olarak adlandırılabilir, ancak ortada bir mesele var. Bu işlemden alınması gereken dersler bulunmaktadır. İlki kan basıncını ölçerek yaptığımız fiziksel işlemdir. Diğeri ise yaptığımız ölçüm sonucunda ortaya çıkan sonucun değerlendirilmesidir. 280/250 sonucu ne anlama gelmektedir? Öz değerlendirme sürecinin üç sac ayağının bulunduğu söylenebilir. Birincisi fiziki olarak yapılan işlem, ikincisi sonuçların anlaşılması, üçüncüsü ise sonucun kontrol edilmesine mukabil ne yapılması gerektiğinin tespit edilmesi.

Bu örnekte kendi öz değerlendirmemize kan basıncı öz değerlendirmesi ismini verdik. Sonuç olarak kontrol öz değerlendirme, birisinin kendi risk ve kontrol yönetimi süreçlerinin yeterliliğini ölçerek düzeltici aksiyonları almasıdır.

Kan ölçüm örneğinde olduğu gibi, öz değerlendirme sürecinde fiziksel görev önemlidir. Kontrol öz değerlendirme sürecinde fiziksel görevler genellikle anketler/araştırmalar veya çalıştaylardır.   Bunlar kontrol öz değerlendirme sürecinin fiziksel olarak yapılan görevleridir ancak sadece bunlar yeterli olmayacaktır. Bunlara ilaveten sonuçların anlaşılabilmesi ve uygun aksiyonların geliştirilmesi gerekmektedir.

Aksiyon bir açığı kapatmak ve düzeltmek için alınır. Kontrol öz değerlendirme sistematik bir şekilde hedeflere ulaşılmasını, risklerin ve kontrollerin değerlendirilmesi ve dökümante edilmesini sağlar. Bu kavram pek çok alana uygulanabilir.

İlk örneğimizde görebileceğimiz gibi, süreç kendi kan basıncımızı ölçmek için kullanılabileceği gibi işletmelerde iş süreçlerinin kan basıncının ölçülmesi için de kullanılabilir.

Kontrol öz değerlendirme sürecinin en önemli işlevi aksiyon alınmasıdır. Aksiyon alınması ile ilgili kesin karar olmaksızın öz değerlendirme çalışması yapılması yalnızca bir vakit kaybı olacaktır.

İşletme bakış açısıyla, kontrol öz değerlendirme iş süreçlerinin, risk ve kontrol yönetiminin tamlığının bizzat sorumluları tarafından değerlendirdiği bir metottur.

Aslında iş süreçlerinin sahipleri kendi risk ve kontrol yönetimlerinden sorumludurlar. Ne yazık ki, çoğu vakada, bu durum işletme çevrelerinde kabul görmemektedir. Kontrol öz değerlendirme; risk ve kontrol yönetimi süreçlerinin işletme tarafından sahiplenilmesine yardımcı olmaktadır. KÖD kafa karışıklıklarını, yanlış anlamaları ve risk/kontrol yönetiminden duyulan endişeleri, bu kavramları anlaşılır kılarak azaltabilir.

İş ortamında bir kontrol öz değerlendirme basitçe, çalışanların kendi yürüttükleri süreçlerdeki riskleri ve kontrolleri değerlendirmeleri anlamına gelmektedir.  Buna ilaveten bu kontrol öz değerlendirme süreci bir öğrenme aracı olarak kullanılabilir. İş dünyasına ve profesyonellere kontrol ve risk yönetimi kavramlarının daha iyi anlaşılması konusunda yardımcı olabilir. Buna ilaveten yumuşak kontrollerin anlaşılabilmesini sağlayacaktır. İşletme için hassas bazı konular olabilir, bu tip hususlar genellikle iyi iş süreçlerinin temelini yumuşak kontroller ile birlikte oluşturmaktadır. Tutumlar, ahlak, etik değerler, tepedeki ton (yönetim kurulunun meselelere bakış açısı ve buna mukabil uygulamaları) ve iletişim bu hususlardandır. Bu alanlarda yeterli kontrollerin bulunmaması durumu diğer pek çok sorunun kök nedenini oluşturmaktadır.

İç denetim birimi genellikle kontrol öz değerlendirme sürecinin intisap ve ikmal edilmesinde hayati bir rol oynamaktadır. Bunun sebebi iç denetçilerin kontrol ve risk yönetimi alanında derinlemesine bir anlayışa sahip olmalarıdır. Buna ek olarak iç denetçilerin gruplara ve üst düzey yöneticilere hitap etmeye aşina oldukları düşünülmektedir. Bu bakış açısından dolayı iç denetçiler genellikle kontrol öz değerlendirme çalıştaylarında kolaylaştırıcı olarak görülmektedir.  İlerleyen bölümlerde, kolaylaştırıcının sorumluluklarını ve bir atölye çalışmasından başarılı sonuçların elde edilebilmesi için ne kadar anahtar bir rolde olduğunu tartışacağız.

İç denetçilerin kolaylaştırıcı rolünde görülmelerine rağmen sürecin içerisinde bir parça olarak bulunma zorunlulukları da yoktur. Hatta zaman içerisinde işletmenin olgunlaşmasına mukabil profesyonellerin kendi atölye çalışmalarını düzenlemeleri beklenmektedir. Mevcut deneyim seviyelerine bağlı olarak, bu geçiş döneminin süreci değişmektedir.

Kontrol öz değerlendirme sürecinin işletmeye bir diğer faydası da aitliktir. Aitlik ile birlikte iş sürecinin sorumluluğunun kabulü ve bu sorumluluktan gelen güven hissi belirgin şekilde işi yerine getiren kişi tarafından hissedilmektedir. Bu sahiplenme hissi çalışanların risk ve kontrol kararlarına katılımlarını sağlayacaktır. Daha fazla katılım ise uzun dönemde sağlam risk ve kontrol temellerinin kurulması ile sonuçlanacaktır. Alternatif bir yol olarak risk ve kontrol yapısının yönetim tarafından dikte edilmesi düşünülebilir. Bu yaklaşım uzun vadede zayıf etkiler ortaya çıkartacak ve yapının zayıf temeller üzerine kurulmasına sebep olacaktır.

Özet Olarak Kontrol Öz Değerlendirme

§  Organizasyonunun hedeflerine ulaşma kabiliyetinin geliştirilmesine yardımcı olmanın yoludur.

§  Organizasyonlar kontrol öz değerlendirme ile resmi olarak dökümante edilmiş süreçte risk ve kontrollerini değerlendirebilirler.

§  Kontrol öz değerlendirme iç kontrolün etkinliğinin değerlendirildiği ve ölçüldüğü bir süreçtir. İç kontrol tüm iş hedeflerine ulaşılabileceği konusunda makul seviyede güvence sağlayan bir araçtır.

§  Kontrol öz değerlendirme iç denetçilerin değil, yönetimin ve çalışanların iç kontrolleri değerlendirdikleri bir süreçtir.

§  Genel olarak süreç geniş bir hedef spektrumunu kapsar. Bütünleşik kontrol çerçevesi bu sürece destek olacaktır.

Kontrol öz değerlendirme duyulan endişeleri, firma için hassas konuları ve gelişme yolundaki engelleri bir araya getirir.

Tüm iş süreçlerinin günlük hayatta olduğu gibi temel üç bileşeni bulunmaktadır.  Bu üç bileşen şunlardır: hedefler, riskler ve kontroller. Hedef basit olarak tamamlanmaya/ulaşılmaya çalışılan şey olarak tanımlanabilir. Risk ise hedeflere ulaşma hızımızı azaltan veya engel olan şeylerdir. Kontrol, politika, prosedür ve risklerin etkisini azaltan hedef önündeki engelleri kaldıracak her türde önlemdir.

Günümüz iş ortamlarında ve günlük yaşantıda muhtemel risklerin etkisinden %100 korunmak mümkün değildir. Genellikle, riske karşı ancak makul seviyede güvence sağlanabilmektedir. Bu riskin kabullenilmesi, risk iştahı veya risk toleransı olarak adlandırılmaktadır.

Şu dikkate alınmalıdır ki günlük yaşantıda bile işe gidip gelirken, alışveriş yaparken veya yatırım yaparken riskleri kabul ederiz. Bu günlük durumlarla, riskin kabullenilmesi kavramı farklı insanlar için farklı çağrışımlar oluşturabilir.  Ancak hepimiz hem günlük yaşantımızda hem de iş hayatımızda bazı riskleri kabul etmekteyiz. Riskin kabullenilmesi bir problem teşkil etmez, önemli olan neyin hangi ölçüde ve nereye kadar kabullenilmekte olduğudur.

Kimi zaman tüm muhtemel sonuçların ön görülebilmesi mümkün olmamaktadır. Genellikle bunun göze çarpan iki gerekçesi bulunmaktadır. İlki dünyanın çok hızlı bir şekilde değişmesidir. Belirli bir risk tespit edilerek buna karşı alınması gereken aksiyonların belirlenmesinin hemen akabinde yeni riskler ortaya çıkabilmektedir. Diğeri ise sonuçta ortaya çıkacak durumların tam olarak anlaşılamamasıdır. Son üzerinde düşünmek oldukça önemlidir. Sonu ele almak sonuçlara tepkisel yaklaşılmamasını sağlayacaktır. Karlı bir yol üzerinde kelleşmiş lastikler ile yolculuk yaparak çalışmanın riski kabul edilmeli midir? Bazı riskler kabul edilebilir ancak kabul edilen durumların sonuçları nedir? Aynı süreç işletme içinde düşünülmelidir.

Günümüz iş çevrelerinde kabul edilen risklerin ortaya çıkartacağı sonuçlara birkaç yıl önceki durumdan daha fazla oranda önem verilmektedir. Değişen medya düzeni içerisinde itibarın korunması, yasa ve yönetmeliklere uyumun sağlanması için kabul edilen risklerin sonuçları daha iyi ön görülmelidir. Risk ve kontrol profesyonelleri risklerin kabullenilebilmesi ve bunların sonuçlarının ön görülebilmesi için daha donanımlı olmalarına yardımcı olarak modern bir risk değerlendirme yapısı kurmalıdırlar.   

Temel bileşenlerimiz; hedefler, riskler ve kontrollerdir. Kontrol Öz Değerlendirme süreci tek tek veya birbirleriyle uyum içinde bu temel kavramları ele almaktadır. Kontrol öz değerlendirme yapısı iş sürecinin ihtiyaçlarını karşılama ve hedeflerini gerçekleştirmeye uygun olarak oluşturulmalıdır.

Kontrol Öz Değerlendirmenin Temel Hedefleri

§  Ortak risk algılayışı ve yönetimi

§  Strateji ve hedefler ile ilişkili Operasyonel risklerin belirlenmesi

§  Kontrol kavramının öneminin artması

§  Risk ve kontroller üzerinde artan sorumluluk bilinci

§  Birimler arası iletişimin artması

§  Risk, kontrol ve bulguların ortak bir platformda paylaşılması

§  İyileştirme önerilerinin katılımcı bir anlayış ile ortaklaşa geliştirilmesi

§  Hedeflere ulaşılmada makul güvence sağlanması

Kontrol Öz Değerlendirme Hedefler ile Başlar

Yönetim kendi kontrollerini değerlendirir ve gelişme fırsatlarını tanımlar.  Bunun için öncelikle iki temel yöntem kullanılabilir. Kolaylaştırılan atölye çalışmaları ve anketler.

Bu araçlar yönetim tarafından kontrol süreçlerinin değerlendirilmesinde kullanılabilir ancak, çıktılar dikkate alınarak ne yapılmasını gerektiğini bilmiyor olabilir. Bu noktada denetçiler kontrol öz değerlendirme sürecinde kolaylaştırıcılık yaparak yönetim ile birlikte çalışma fırsatını yakalayabilirler. Bütünleşik kontrol çerçevesi kullanılması kontrol öz değerlendirme sürecinde faydalı olacaktır. Buna örnek olarak COSO, COCO ve COBIT verilebilir. Bu yaklaşımlar kontrol öz değerlendirme çalışmalarının işletmenin tüm boyutlarına odaklanmasına yardımcı olacaktır.

Az önce ismi zikredilen kontrol çerçevelerinin kullanılması kontrol öz değerlendirme için hayati öneme haizdir.  İç denetçilerin rolüne baktığımız zaman ise kimi zaman denetçiler sonuçların ve süreçlerin sorumluluğunu üstlenirler bazen de hiç sorumlulukları olmaz. Bu kurumsal kültüre, hedeflere ve çekincelere göre değişiklik göstermektedir. Kimi zaman atölye çalışmalarının sonuçlarını denetçiler takip edebildikleri gibi kurumun kendisi de bu işi yürütebilir. Yine bu kuruma göre değişkenlik göstermektedir.

Denetçilerin bağımsızlık ve objektiflik ile ilgili çekinceleri ve sınırlandırmaları kimi zaman kontrol öz değerlendirme sürecinde rollerin belirlenmesinde etkin olabilmektedir. Ancak Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsünün yeni standartlarına göre denetçiler hedeflere ulaşılabilmesi için bağımsızlık konusunda yönetim ile daha yakın bir noktaya gelmesine izin vermektedir.

Ancak sağduyu tüm süreçte hâkim olmalı. Denetçiler kontrol öz değerlendirme çalışmasında objektiflik ve bağımsızlık yönergelerini ihlal etmeyecek şekilde görevlendirilmeli/yetkilendirilmelidir.

Kontrol Öz Değerlendirme Yaklaşımları

§  Kontrol çerçevesinin kullanılması

§  İç denetimin rolünün belirlenmesi

§  Raporlama usul ve esasları

§  Katılım

§  Kalite güvence

§  İç denetim ile ilişkiler

Kontrol Öz Değerlendirmenin Faydaları

§  Ele alınan iş sürecinde mükerrer işlemlerin ortaya çıkartılması

§  Süreçte etkinliği ve verimliliği etkileyen unsurların ortaya çıkartılması

§  Süreçteki büyük resmin tüm ilgili birimlerce görülebilmesi

§  Kurumun geneline yönelik olarak iyileştirme alanlarının belirlenebilmesi

§  Üst Yönetimin dikkatinin çekilmek istenen konuların resmi olarak iletilebilmesi

§  Süreçlerde standardizasyonun sağlanması

§  Süreç/kontrol sahipliğinin netleşmesi

§  Özellikle süreç tasarımında iyileştirme önerilerinin belirlenebilmesi

§  İyileştirme önerilerinin üst yönetim tarafından desteklendiğinin görülmesi

KÖD çalışanların etkin kontrol ve risk yönetimi için sorumluluk ve hesap verilebilirlik süreçlerini üstlenmelerine              ve anlamalarına yardım eder. Düzeltici aksiyonlar daha etkin ve verimli olacaktır çünkü kim tarafından yerine getiriliyor ise tam olarak sahiplenilecektir. KÖD her seviyedeki çalışanlar arasındaki iletişimi güçlendirir. KÖD çalışanlara kontrollerin tamlığını nasıl analiz edecekleri, işaretleyecekleri ve raporlayacakları konularında yardımcı olur.

Kontrol Öz Değerlendirmenin Gerçekleştirilememesinin Sebepleri

§  İç denetim biriminin kalifiye personellere sahip olmaması

§  Değişime karşı direnç

§  Alt seviye çalışanların kontrollerin işaretlenmesinde iyi eğitilmiş olmaması

§  Çalışma katılımcıları arasındaki politik, kültürel farklılıklar

§  Organizasyonun kök sebeplere ulaşma konusunda yeterince istekli olmaması

§  Olası yasal yükümlülükler

Genellikle insanlar değişime direnç gösterirler. KÖD farklı bir iş yapış biçimi ortaya koymaktadır. Buna ek olarak bir KÖD çalışmasında başarıya ulaşılabilmesi için katılımcıların kafasında bulunan ancak tam olarak ortaya koyulmayan hususlarında anlaşılabilmesi gerekmektedir. Bazı araçlar değişim iletişiminin sağlanmasını,  çalışanlar tarafından değişim çabalarına katkı sağlanmasını ve yeni süreçlere aşinalığın kazandırılmasını kolaylaştırmaktadır.

İlk olarak kurumun atmosferinin, kültürünün ve KÖD esnasında takip edilecek politikaların anlaşılabilmesi gerekmektedir. KÖD doğası gereği katılımcılığı destekler ve katılım oranının yükseldiği oranda başarısı artar. Katılımcılığı ve inisiyatifi destekleyen yönetim yapısına sahip kurumlarda KÖD çalışmaları çok daha başarılı olacaktır.

KÖD atölye çalışması düzenlemek sıradan bir toplantı yapmaktan, çalışma toplantısı düzenlemekten veya bir sunumdan oldukça farklıdır. İç denetçiler genellikle KÖD atölye çalışmalarında, toplantı yönetimi ve sunum uzmanlıklarının yanı sıra risk ve kontrol yönetimi alanlarındaki deneyimlerinden dolayı kolaylaştırıcı olarak konumlandırılmaktadır. Belirli kolaylaştırma teknikleri konularında ilave eğitimler almamış olmalarına rağmen bu profesyonellerin temel seviyelerde eğitim çalışmaları, sunumlar ve toplantılar düzenleyecek seviyede kabiliyete sahip oldukları düşünülmektedir. Atölye çalışmalarını kolaylaştıracak olanların bu doğrultuda bazı özel eğitimleri almaları uygun olacaktır.

Kontrol öz değerlendirmenin ön çalışmasının boyutunun ve ihtiyaçlarının, kolaylaştırıcı tarafından belirlenmesi zorunludur. KÖD kek kalıbı gibi bir yapı değildir, tüm süreçleri hamur gibi içine yerleştirerek aynı boyutlarda şekillendirmek mümkün olmayacaktır. Ön çalışmanın ihtiyaçlarının ve boyutunun belirlenmesinde potansiyel katılımcıların kullandığı iletişim yöntemleri ve kanalları, deneyim seviyeleri, risk portföyü, kaygılar ve politikalar dikkate alınmalıdır.  Kolaylaştırıcı ön çalışmanın tamlığını sağlamak için bileşenleri ve süreci tasarlamalıdır.

Bazı KÖD atölye çalışmalarında, tartışmalar kök sebeplere tam olarak ulaşılmasına imkân tanımamaktadır. Katılımcılar atölye çalışmasında ne kadar rahat olurlarsa o kadar dürüst olacaklardır. Bunu sağlamak kolaylaştırıcının en önemli görevi ve hedefidir. İş süreci içerisindeki zayıflıkların işaretlenebilmesi, hem müspet hem de menfi yanların tam olarak tanımlanabilmesi için katılımcıların dürüst olması gerekmektedir.

Hukuki ve/veya güvenlik ile ilgili konuların açık bir forumda tartışılması ve burada katılımcıların tüm bildiklerini dürüstçe paylaşmaları çok uygun olmayacaktır. KÖD atölye çalışmalarında beklenen dürüstlükte bu noktada bir istisna bulunmaktadır.  Hukuki ve güvenlik ile ilgili konular atölye çalışmasının gündeminden çıkartılarak ilgili çalışanlar/yöneticiler ile özel olarak tartışılmalıdır.

Kontrol Öz Değerlendirme Nerelerde İşe Yaramaz

§  Suiistimal durumlarında

§  Hızl

ı değişimin bulunduğu durumlarda

§  Bazı kültürel unsurlar engel olabilir

§  Denetim işlerine uyumsuzluk

§  Uygun olmayan kaynaklar

§  ZAYIF YÖNETİM DESTEĞİ

Kontrol öz değerlendirme uzun dönemli bir düzeltme sağlamaktadır. Hızlı ve keskin (kararlı) eylem gerektiren dolandırıcılık (suiistimal) gibi durumlarda, KÖD etkili bir müdahale aracı olmayacaktır. Ancak gerekli hızlı aksiyonların alınmasının akabinde KÖD uzun dönemde bu tip olayların yinelenmemesi için kullanılabilir.

Birleşme, şirket alımları, küçülme, şirket devralma ve diğer krizler gibi hızlı değişim gerektiren ortamlar olabilir. Bu tip durumların planlama aşamasında KÖD etkin bir araç olabilir. Ancak süreç içerisinde hızlı ve keskin kararların alınması gerekecektir.

İşletme çevresi KÖD için uygun olmalıdır. Eğer çalışma denetim veya iş birimi yöneticileri tarafından destek görmez ise veya bir güven atmosferi tesis edilemez/güvenilir çalışanlar bulunamaz ise KÖD çabaları sonuçsuz kalacaktır.

Kontrol Öz Değerlendirme Araçları: Anketler ve Çalışma Atölyeleri

Kontrol öz değerlendirme kullanılmadan önce ilk dikkate alınması gereken unsur organizasyonun kültürünün KÖD uygulanmasına uygun olmasıdır. Yapının KÖD sürecine hazır olup olmadığı değerlendirilmelidir. KÖD yalnız ve yalnız bir araçtır. Eğer organizasyondaki iş için uygun değilse kullanılmamalıdır. Kültür, güven, politika ve organizasyondaki insanlar sürece başlamadan önce dikkatle değerlendirilmelidir.

Buna ek olarak atölye çalışması ekibi ve iş biriminin diğer üyeleri ile birlikte neyin başarılmak istendiği anlaşılmalıdır. Ekibin hedefleri ve kurumun hedefleri eş zamanlı olarak gözden geçirilmelidir.

Anketler

Kurumun kontrol ve risk bilgilerinin toplanabilmesi için anketler en basit araçlardır. KÖD sürecinde kullanıldığında son derece etkin bir araç olabilir. Buna rağmen eğer doğru şekilde uygulanmaz ise verimsiz olacak ve fayda sağlamayacaktır.

Anket kullanılırken akılda tutulması gereken ilk şey hedeftir. Bu araç ile ne yapılmak isteniyor? Bununla birlikte anket tasarlanırken hedef kitle iyice anlaşılmalıdır.  Soruların tipleri ve sayısı belirlenirken sürecin hedefi ve ankete katılacak kişilerin kim olduğu önemlidir.  Anketi yanıtlayacak kişilerin dil yapısına uygun şekilde anket tasarlanması önem arz etmektedir. Çünkü vücut dili iletişimi eksikliği ile birlikte anlaşılmaz ifadeler yanlış yanıtların alınmasına sebep olacaktır.

Bireysel toplantıların yapılmasının zamanlama, politik ve fiziki engeller, ekonomik olarak etkin olmaması gibi sebeplerden dolayı anket kullanılması en etkin yöntem olabilmektedir.

Genellikle anketler atölye çalışması veya toplantılar ile birlikte uygulanmaktadır. Araçların bu şekilde bütünleşik kullanımı en etkin sonuçları verecektir.

Anket Yaparken Dikkat Edilmesi Gerekenler

§  Açık ve anlaşılır bir dil kullanılmalı

§  Duygusal çağrışımlar yapacak kelimelerden kaçınılmalı

§  Detaylı cevaplar alınabilecek sorular seçilmeli

§  Yorumlama fırsatları göz önünde tutulmalı

§  Cevap vereceklerin anlayacağı literatüre uygun kelimeler seçilmeli

Anket Cevaplarının Artması İçin Dikkat Edilmesi Gerekenler

§  Kişisel olarak e-posta adreslerine gönderilmeli

§  İzleme işleminin önemi vurgulanmalı

§  Anketin bizzat dağıtılmalı, toplanmalı ve izlenmeli

§  Anketin anonim olarak (isim belirtilmeksizin) yapılması –kurumlar arasında farklılıklar arz etmekle birlikte-

Atölye Çalışmaları

Bir hedefe veya amaca ulaşılabilmesi, farklı kaynaklardan gelen birçok bilgiden faydalanmak, farklı sinerjileri bir araya getirmek, bir problemi çözmek, bir süreci iyileştirmek için atölye çalışmaları düzenlenebilir.

Atölye çalışmalarının bazı dezavantajları bulunmaktadır. Genellikle bir problemin çözülmesi atölye çalışmasında daha uzun zaman almaktadır. Eğer bu boyutta bir zaman ayrılması mümkün değilse kurum için bu çalışma bir varlıktan ziyade yükümlülük olarak görülecektir.  Müşterek olarak alınan kararlar kimi zaman katılımcılar tarafından benimsenmeyebilir bu tip durumlar aidiyet hissini ortadan kaldıracaktır. Bazı katılımcılar bu karar grubun kararı benim değil diyebilirler.

Atölye çalışmasının avantajlarından bazıları şunlardır. Beceriler birleştirilebilir, iletişim kanallarının açıklığından dolayı anlayış seviyesi artar, grup üyelerinin birbirlerini desteklemeleri sağlanır, birlikte çalışma ile performans artar, çalışanlar kurumun gelişmesinden sorumlu olduklarını hissederler.

Atölye Çalışmalarının Başarılı Olabilmesi İçin

§  Atölye çalışmasının amacının netleştirilmesi

§  Katılımcıların rollerinin ne olduğunun belirlenmesi

§  Açık iletişimin tesis edilmesi

§  Kuralların doğru şekilde tanımlanması

§  İyi tanımlanmış bir karar alma süreci

§  Dengelenmiş katılımcıların var olması

§  Grup süreçlerinin farkındalığının sağlanması

§  İlerleme planının var olması

Kolaylaştırıcını İşi Şunlardır

§  Atölye çalışmasının hedefine ulaşmasına yardımcı olur

§  Lojistik koordinasyonu yapar

§  KÖD sürecini açıklar

§  Kuralları açıklar

§  KÖD içerisindeki genel kavramları (risk, kontrol, çerçeve vb.) açıklar

§  Oylama yöntemlerini açıklar

§  Atölye çalışmasının dinamiklerini işletir

§  Dinler, herkesin dinlediğinden emin olur

§  Tartışmaları güzergahta tutar

§  Tüm üyelerin katılım göstermesini destekler

§  İşletmenin odaklandığı konulara ulaşılabilmesi için strateji belirler

§  Kritik başarı faktörlerini tanımlar

§  Engelleri ve çözümlenmesi gereken unsurları tanımlar

Kolaylaştırıcı Neleri Yapmamalıdır?

§  Kendi sorularına yanıt vermek

§  Başkalarının cümlelerini tamamlamak

§  Kendi bakış açısını katılımcılara dayatmak

§  Konu hakkında her şeyi biliyorum gibi bir izlenim vermek

§  Geri çekilen veya duyarsız davranan bir görünüm sergilemek

§  Konuşmak isteyen bir katılımcının konuşmasını kısa kesmesine neden olacak şekilde kötü idare sergilemek.

§  Grubun önünde bir katılımcı ile tartışmaya girmek veya eleştirmek

Atölye çalışmasının etkinliğinin arttırılması için beyin fırtınası, çoklu oylama ve normal grup teknikleri kullanılabilir.

Tüm katılımcıların konu hakkında azami seviyede üretken olmalarının özendirilmesi ve fikirlerin özgürce ortaya atılmasının desteklenmesi ile beyin fırtınası tekniği uygulanabilir.

Grup içerisinde teamül yoklaması yapılarak en önemli ve öncelikli konulara odaklanılabilmesi için çoklu oylama tekniği kullanılabilir. Konulardan oluşan bir liste yapılarak bu listedeki konular için gizli veya açık olarak katılımcıların belirli bir skalada oylama yapması istenir ve en çok oyu alan konular sıralanarak tartışma bunlar üzerine odaklanır.

Tüm veya çoğu katılımcının çalışmada yeni olduğu, konu bir yere gelip tıkandığı veya belli bir çerçeveden çıkılamadığı durumlarda normal grup teknikleri en ideal yöntemdir. Görevin ve amaçların tanımlanması ile birlikte soru ve problemler tanımlanarak bunlara mukabil fikirlerin ortaya koyulması süreci işletilir. Alınan cevaplar liste haline getirilir ve bu aşamada tartışma yapılmaz, ardından spesifik olarak bir konunda tartışma başlatılır ve bu konu hakkındaki fikirler bir araya getirilir, ardından tüm katılımcıların düşüncesine göre bu fikirler sıralanarak nihai olarak tartışılacak konu ortaya çıkartılır.

Spesifik Atölye Çalışması Yaklaşımları

Hedef odaklı atölye çalışması bir hedefin gerçekleştirilebilmesi için en iyi yolun ne olduğunun tespit edilmesine odaklanır. Öncelikle bu hedeflere ulaşılabilmesi için hangi kontrollerin var olması gerektiği belirlenir. Ardından bu hedefe ulaşılabilmesine engel olması muhtemel risklerin neler olduğu gözden geçirilir.

Risk odaklı atölye çalışması bir hedefe ulaşılmasına engel olması muhtemel risklerin neler olduğuna odaklanır. Ardından bu hedefe ulaşma yolunda engel olması muhtemel risklerin etkilerini azaltacak kontrollerin tamlığı değerlendirilir.

Kontrol tabanlı yaklaşımda uygulanmakta olan kontrollerin daha iyi hale nasıl getirilebileceğine odaklanılır.

Süreç tabanlı yaklaşımda faaliyetlerin yürütülmekte olduğu süreçlerin bütününe odaklanılır. Bu tip atölye çalışmalarında birbiri ardınca gelen ilintili süreçler gözden geçirilir.

Kontrol Öz Değerlendirme Bütünleşik Yapısı Gereği şu süreçler ile doğrudan ilişkilidir.

§  Risk Yönetimi

§  İç Kontrol ve Kontrol Modelleri

§  Değişim Yönetimi

§  Stratejik Planlama ve Yönetim

§  Proje Yönetimi

Ahmet Tuğrul Özek

 İç Denetim

31.12.2015